顧客対応の「うっかり漏れ」が招くリスク
「契約更新の案内を忘れてしまい、直前になって慌てて連絡した」「顧客の創業記念日や誕生日にお祝いを伝えたかったが、当日を過ぎてしまった」といった経験はありませんか？
顧客数が増えるほど、こうした日付ベースの管理を個人の記憶やスプレッドシートに頼るのには限界があります。対応が遅れると、顧客は「大切にされていない」と感じてしまい、最悪の場合は解約（チャーン）のきっかけにもなりかねません。
HubSpotで実現する「先回り」の顧客体験
HubSpotのワークフロー機能を使えば、特定の日付を起点としたアクションを完全に自動化できます。
設定を行うことで、以下のようなポジティブな変化が期待できます。
- 契約更新の90日前に自動で社内通知： 担当者が余裕を持って提案の準備を始められます。
- 記念日の当日にパーソナライズされたメールを送信： 手間をかけずに、顧客との良好な関係を維持できます。
- 抜け漏れの防止： ヒューマンエラーを排除し、すべての顧客に対して均一で質の高い対応が可能になります。
リマインド設定の方法
今回は、最も一般的な「プロパティの日付を基準にしたワークフロー」の設定手順を説明します。
1. 日付プロパティの確認・作成
まず、基準となる日付データが必要です。
- 設定（歯車アイコン）＞「オブジェクト」＞「プロパティ」へ進みます。
- 「契約終了日」や「初回取引日」などの日付型プロパティがあるか確認してください。ない場合は「プロパティを作成」から新規作成します。
2. ワークフローの作成
- 「自動化」＞「ワークフロー」を選択し、「ワークフローを作成」をクリックします。
- 「最初から作成」を選び、タイプは「コンタクトベース（または会社ベース）」、開始方法として「特定の日付」を選択します。
3. 登録トリガー（条件）の設定
- 「コンタクトのプロパティ」から、先ほど確認した日付プロパティ（例：契約終了日）を選択します。
- 「契約終了日の30日前」など、アクションを実行したいタイミングを設定します。
4. アクション（通知・送付）の追加
- 社内通知の場合： 「通知を送信」アクションを追加。担当者へ「〇〇様の契約更新まで残り1ヶ月です。準備を開始してください」といったメッセージが届くようにします。
- 顧客へのメール送信の場合： 事前に作成しておいた「マーケティングメール」を選択し、自動送信されるよう設定します。
5. 運用開始
- 右上の「確認および公開」をクリックします。
- 既存の顧客にも適用するか、今後条件を満たす顧客のみに適用するかを選択し、「有効」にします。
まとめ：自動化で「考える時間」を生み出す
リマインドを自動化する最大のメリットは、単なる効率化ではありません。事務的な管理業務から解放されることで、担当者が「顧客のために何ができるか」をじっくり考えるための時間を生み出すことにあります。
まずは重要な契約日から設定を始め、徐々にお祝いのメッセージなどのファン化施策へと広げてみてはいかがでしょうか。