HubSpotのコンタクトや取引の一覧画面は、単なるデータのリストではありません。日々蓄積される膨大な情報を整理し、そこから「次に何をすべきか」のヒントを見つけ出すためのワークスペースです。
今回は、業務の効率を一段階引き上げるためのクイックフィルターのカスタマイズ、データの傾向を瞬時に把握する列の分析情報、そして目的に応じた5つのビュー形式の活用方法について解説します。
HubSpotを運用していると、レコード数が増えるにつれて以下のような課題に直面しがちです。
特定のセグメント（例：今月作成された特定の職種など）を抽出するのに、毎回フィルターを組み直している。
リストを眺めているだけでは、データの全体的な傾向（どの職種が多いのか、どのフェーズに停滞しているのか等）が直感的に分からない。
一律の「表形式」だけでは、訪問予定の確認や進捗管理などの業務が直感的に行いづらい。
こうした「データを探す・読み解く」ための手間を減らすことが、本来の業務に集中するための第一歩となります。
一覧画面を適切に調整することで、以下のような理想的な運用が可能になります。
瞬時にフィルターを切り替え： よく使う抽出条件を上部に固定し、1クリックで必要なリストを表示。
データの視覚化： AIによる「列の分析」を活用し、計算や集計の手間なくデータの偏りや傾向をグラフで把握。
最適な視覚効果： 業務内容に合わせて、マップやカレンダーなど最適な形式でレコードを表示。
頻繁に利用する絞り込み条件を画面上部に「クイックフィルター」として配置できます。
一覧画面上部のフィルターエリアにある 「＋ その他」 をクリックします。
「クイックフィルターを編集」 を選択します。
現在の業務でよく使うプロパティ（例：担当者、リードステータス、作成日など）を 「＋ 追加」 し、不要なものはゴミ箱アイコンで削除します。
ドラッグ＆ドロップで並べ替えることで、最も重要な条件を左側に配置できます。
個別のデータを見るだけでなく、その列（プロパティ）にどのような傾向があるかをグラフで確認できます。
テーブルビューの各列のヘッダー内の「︙」をクリックし、メニューを表示します。
「列の分析情報を表示」 をクリックします。
画面右側にサイドパネルが開き、その列に入力されているデータの分布や傾向がグラフとテキスト（AIによる要約）で表示されます。
補足：これにより、例えば「希望業界」の列でどの職種が何％を占めているかといった分析が、レポートを作成せずともその場で行えます。
HubSpotでは、以下の5つの形式から最適な表示方法を選択できます。
テーブルビュー： 通常の表形式。データの詳細確認や一括編集に適しています。
ボードビュー： カード形式。取引の進捗やステータスの移動を視覚的に管理するのに最適です。取引以外のオブジェクトでも活用でき、特定の選択肢プロパティーにおけるボードビューを見ることができます。
レポートビュー： データの集計結果を重視した形式。レポートを作成せずに、簡易的な数値の振り返りに役立ちます。
マップビュー： レコードの住所情報を基に地図上に表示。ルート営業やエリア分析に活用できます。
コンタクトであれば「都道府県/地域」「市区町村」というプロパティーに住所を入力するとマップに表示されます。
カレンダービュー： 日付情報を基に表示。特定のアクション日やミーティング予定の把握に便利です。
それぞれ画面左上の 「テーブルビュー（または現在の形式名）」 のドロップダウンから簡単に切り替えが可能です。
一覧画面は、ただの「名簿」ではなく、戦略を練るための「分析ツール」でもあります。クイックフィルターでアクセスを速め、列の分析で傾向を掴み、最適なビューで業務を遂行する。このサイクルを回すことで、HubSpotでのデータ管理はより付加価値の高いものへと変わります。