「活動履歴が見当たらない」を防ぐ。HubSpotの情報を1箇所に集約する2つの設定

HubSpotで営業活動やカスタマーサクセスの対応を記録する際、

「コンタクトには履歴があるのに、関連する取引先や商談のタイムラインに表示されない・・・」

という事態に直面したことはないでしょうか。

活動履歴（アクティビティー）が適切に集約されていないと、チーム内での情報共有に漏れが生じ、状況把握のために複数のレコードを行き来する手間が発生してしまいます。

本記事では、HubSpotでアクティビティーを確実に、かつ効率的に記録するための「2つの確認ポイント」と「設定方法」について解説します。

アクティビティー記録における共通の課題

多くのユーザーが抱える悩みとして、以下のようなケースが挙げられます。

• 担当者がコンタクトにメモを残したが、取引からその内容が見えない
• 電話やメールの履歴が特定のレコードにしか残っておらず、全体像がつかめない
• 毎回手動で関連付けをチェックするのが手間で、入力漏れが発生している

これらの課題は、以下の2つの段階を整理することで解決できます。

1. レコード同士の紐付け

2. アクティビティーログの出力設定

1. レコード同士の紐づけ（関連付け）

まず大前提として、アクティビティーを残したいレコード同士が「関連付け」されている必要があります。

HubSpotでは、以下のような関係性を持たせることが可能です。

• コンタクト - 取引
• コンタクト - 会社
• 取引 - 会社

例えば、コンタクトに紐付く商談を作成する際、そのコンタクトが所属する「取引先」も自動的に商談へ関連付ける設定が可能です。
この土台（関連付け）があることで、初めてアクティビティーを複数の場所に表示させる準備が整います。

2. アクティビティーログの出力設定（どこに残すかの選択）

レコードが関連付いていても、自動的にすべての履歴が全レコードにコピーされるわけではありません。
用途に合わせて「①自動設定」と「②手動設定」の2つの方法を使い分けます。

①自動設定：設定画面での自動ログ設定（事前設定）

特定のオブジェクト（取引先やコンタクトなど）に対して、どのアクティビティー（コールやメールなど）をデフォルトで関連レコードに反映させるかを事前に定義できます。

1. 設定メニューから「オブジェクト」→「アクティビティー」を選択する
   
   
2. 「関連付け」タブを開く
   
   
3. 
   対象のオブジェクトとアクティビティータイプを選択する
   （例）オブジェクト「コンタクト」、タイプ「コール」を選択
   
   
   
4. 「アクティビティーのログを残す」セクションで、どの関連レコードに履歴を表示させるか設定する
   （例）「関連付けられているコンタクト」で「直近の1件にログを残す」などを選択することで、個別の操作なしに履歴が同期されます。
   〈選択肢は下記〉
   

②手動設定：記録時における手動での関連付け（個別対応）

自動設定に頼らず、その時の状況に応じて記録先を細かく選びたい場合は、入力画面で直接指定します。

1. メモやメールの作成画面を開く
   
   
2. 画面下部の「〇件の関連レコード」をクリックする
3. 
   現在関連付いているレコードの一覧が表示されるので、ログを残したい対象にチェック
   
   ここでチェックを入れたレコードのタイムラインに、作成中のメモやログが反映されます。
   
   
   

実現される運用イメージ

これらの設定を最適化することで、以下のような理想的な運用が実現します。

• 情報の集約
  取引画面を見るだけで、そこに関わるコンタクトとの過去のやり取り（電話、メール、メモ）がすべて時系列で把握できるようになります。
  
  
• 入力負担の軽減
  毎回複数の画面に同じ内容を転記する必要がなくなり、営業担当者は本来の業務に集中できます。
  
  
• ミスの防止
  関連付けが自動化されることで、重要な情報の「残し忘れ」を物理的に防ぐことが可能です。

HubSpotの強みである「情報の繋がり」を最大限に活かし、チーム全員が常に最新のコンテキストを共有できる環境を構築しましょう。