お問い合わせフォームに潜む、情報管理とコストの課題
企業のWebサイトに設置されたお問い合わせフォームには、日々さまざまな内容が寄せられます。
見込み客からの製品に関する質問や商談依頼はもちろんですが、時には協業の提案や、さらには「公益通報」やクレームといったセンシティブな内容が含まれることもあります。
このような状況において、以下のようなお悩みをお持ちではないでしょうか。
- 情報管理の不安
すべてのお問い合わせ内容を、営業担当者やサポートチーム全員が閲覧できる共通のメーリングリストなどに一斉通知してしまうと、社内外のコンプライアンス上、問題が生じるリスクがある
- コストと手間の無駄
営業の対象とならないコンタクト（協業提案や通報など）まで有望な見込み客（MQL※1）として扱ってしまい、HubSpotの課金対象である「マーケティングコンタクト※2」の枠を無駄に消費している
※1 MQL（Marketing Qualified Lead）：マーケティング活動を通じて獲得した、営業に引き渡すべき有望な見込み客のこと。
※2 マーケティングコンタクト：HubSpotから一斉メール送信や広告配信などのマーケティング活動を行う対象として設定されたコンタクトのこと。この登録数に応じてHubSpotの利用料金が変動します。
HubSpotのワークフローがもたらす、安全で無駄のない運用
このような課題は、HubSpotの「ワークフロー」機能（自動化のプログラム）を活用することでスムーズに解決できます。
具体的には、フォームに入力されたフリーテキストの中に特定のキーワード（例：「通報」「協業」など）が含まれているかどうかをHubSpotに自動で判断させます。
この仕組みを導入することで、以下のようなポジティブな変化が生まれます。
- セキュアな情報伝達
センシティブな内容を含むお問い合わせは、一般の担当者には通知せず、あらかじめ指定した特定の管理者（コンプライアンス担当など）にのみ通知を回すことができます。
- コストの最適化
営業対象外となるコンタクトに対しては、自動で「マーケティングコンタクト」から除外する処理を行うことで、不要なメール送信を防ぎ、システムの利用コスト増を抑えられます。
- 情報漏洩の防止強化
社内に送られる通知メールの文面に個人情報を直接記載しない（リンクのみにする）ことで、メールの転送や誤送信による情報漏洩リスクを最小限に抑えます。
具体的な設定方法
それでは、実際にHubSpotのワークフローを使って設定していく手順を解説します。
