「特定の日時にのみアクションを実行」の思わぬ落とし穴。HubSpotで時間外トリガーを”一時停止”ではなく”無効化”する方法

HubSpotでワークフローを構築していると、かゆいところに手が届かずに歯がゆい思いをすることがあります。その代表例の一つが「特定時間帯の通知コントロール」です。

今回は、HubSpotの実務運用でよく直面する「時間外に溜まったトリガーが翌朝一気に発動してしまう問題」と、その具体的な解決策について解説します。

課題：「特定の日時にのみアクションを実行」の落とし穴

例えば、「営業時間内（10:00～19:00）に新規コンタクトが登録された場合のみ、営業担当者にSlackやメールで通知を送りたい」というケースを考えてみましょう。

通常であれば、ワークフローの「設定」タブから「特定の日時にのみアクションを実行」をオンにし、月曜から金曜の10:00～19:00を指定すればよいと考えがちです。

しかし、この設定には大きな落とし穴があります。

この設定は、「指定した時間外にトリガーされたレコードを破棄する」のではなく、「指定した時間が来るまで一時停止させる」という仕様になっています。
つまり、19:31から翌朝の9:59までに発生した新規コンタクトはすべて待機状態となり、翌朝10:00になった瞬間に一気にワークフローが進行します。結果として、営業担当者の元へ大量の通知が同時に押し寄せ、本来の目的である「リアルタイムな対応」の妨げになってしまいます。

実現イメージ：時間内の登録だけを通知し、時間外は通知しない

私たちが実現したいのは、翌朝の一斉通知を防ぐことです。

・0:00～19:00にコンタクトが生成された場合： すぐに通知を送る
・19:01～翌9:59にコンタクトが生成された場合： 通知を送らない（そのまま処理を終了させる）

HubSpotの標準設定だけではカバーできないこの挙動は、「計算プロパティ」と「2つのワークフローの連携」を組み合わせることで実現可能です。

設定方法：計算プロパティと2段階のワークフロー

この仕組みは、以下の3つのステップで構築します。