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【人材紹介向け】CAからRAへのタスク振りを完全自動化!関連づいたオブジェクトの担当者にワークフローでタスクを割り振る方法

HubSpotで業務の自動化を進めていると、「あれ?これって標準機能じゃできないの?」という意外な壁にぶつかること、ありますよね。

特に人材紹介などのビジネスモデルでは、求職者側の担当者(CA)と企業側の担当者(RA)が連携して進める場面が多く発生します。今回は、そんな複数担当者が絡む業務で、HubSpotのちょっとした「融通の利かなさ」を鮮やかに乗り越えるテクニックを共有します。

現場のリアルな悩み:「担当者以外」にタスクを振りたい

たとえば、CAが管理している求職者の「取引」データと、RAが管理している企業の「求人」データが紐づいているとします。

実現したい理想の動き

求職者の選考が進んで、取引ステージが「書類選考」に変わった。
この瞬間、企業側の担当であるRA宛てに「企業へ推薦状を送ってください!」というタスクを自動で作成したい。

ぶつかる現実(HubSpotの仕様)

いざワークフローを組もうとすると、HubSpotの仕様上、タスクの割り当て先は「トリガーとなったオブジェクトの所有者(=取引担当者であるCA)」にしか設定できません。
結局、自動化を諦めて手作業でタスクの担当者をRAに変更したり、わざわざチャットで「Aさんが書類選考に進んだので推薦お願いします」と連絡する手間が発生してしまいます。

解決策:プロパティーの「バケツリレー」で壁を突破する

この問題を解決するカギは、「プロパティー同期(コピー)」という裏技にあります。