HubSpotを運用していると、「意図しない値がプロパティに入っている」「送るはずのないメールが送信された」といった事象に直面することがあります。ワークフロー一覧画面でエラーが出ていなくても、実運用ではこれらは立派な「エラー(不具合)」です。
こうした「結果の不一致」を解消するには、ワークフローの設定画面ではなく、まずは影響を受けたレコードのアクティビティを確認することが解決への最短ルートです。
原因を特定するためには、まず対象のレコード(コンタクトや取引など)の詳細画面を開き、何が起きたのかの「証拠」を探します。
プロパティの値が違う場合は、そのプロパティの「履歴」を直接確認します。
原因となるワークフローが特定できたら、以下の手順で設定を修正します。
特定のレコードがいつ、どのような条件をもとに登録され、
さらにいつ、どのような分岐を通り、どのようなアクションが実行されたかを確認することが可能です。
[パフォーマンス履歴] > [アクションログ] と進み、どの段階で想定外の挙動が起きているかを特定しましょう。
※「これが登録された理由は?」をクリックすると
トリガー条件のうち、どの条件を満たしたかを確認することが可能
※各行にカーソルを合わせると表示される[イベント詳細]ボタンをクリックすると
どのプロパティーがどの値に変更されたなどの詳細情報を確認することが可能
「想定外のメールが飛んだ」や「想定外のプロパティー変更が発生した」場合、分岐の条件が広すぎることが多いです。
「何度も同じ処理が走る」場合は、トリガー設定にある「再登録」をチェックします。
※登録されるはずだったがされなかった、という場合はこの「再登録」の設定が外れているケースも多いです。
ワークフローごとに、「同一レコードが複数回登録されうるのか」を把握し、設定する必要があるので注意しましょう。
「他の処理との競合」で値がおかしくなる場合は、処理の順序を制御する必要があります。
修正を行った後は、必ず右上の [テスト] ボタンから特定のレコードを選択し、そのレコードが期待通りのルートを通るかシミュレーションしてください。本番環境に反映する前のひと手間で、二次被害を防ぐことができます。