取引承認プロセスをここまで自由に⁉～パイプラインルールを使った柔軟なフロー構築～

現場が直面する「承認機能」の壁

営業活動において、提案する商材のスペックや見積もり金額の妥当性を保つため、上長による「承認」をプロセスに組み込みたいと考えるセールス部門の方は多いのではないでしょうか。

HubSpotのSales Hub Enterpriseには、特定の取引ステージから次のステージへ進む際に、指定したユーザーの承認を必須にできる便利な「取引の承認機能」が標準搭載されています。しかし、実際の業務に当てはめようとすると、以下の2つの仕様が運用上の課題となることがあります。


  1. 承認待ち期間中のプロパティ編集ができてしまう

    次のステージへの移動は制限できても、承認を待っている間に担当営業が取引レコード内の金額や商材などのプロパティを上書きできてしまいます。これでは、上長が確認した内容と最終的な提案内容にズレが生じるリスクがあります。




  2. 例外的なステージスキップが許容されない

    標準の承認機能は非常に厳格なため、いかなる場合でもそのステージをスキップして進むことができません。例えば、「初回商談で値引きなしの基本プランを説明したところ、その場で即決（口頭受注）いただいた」といった例外的なケースでも、ワークフロー等で承認プロセスをスキップさせる運用が不可能です。



柔軟かつ安全なプロセスを実現したイメージ

これらの課題は、標準の承認機能を使わず、HubSpotのパイプラインステージの既存機能を少し工夫して組み合わせることで解決できます。

この新しい構成を導入すると、取引が「承認待ち」の段階に入った瞬間にプロパティがロックされ、提案内容が後から変更される心配がなくなります。上長は、提示された情報を信頼してスムーズに確認作業を進めることができます。

同時に、初回商談での即決など、承認プロセスを通す必要のない例外的な案件が発生した場合は、取引画面に設置した専用ボタンをクリックするだけで、営業担当者自ら「口頭受注」などのステージへ直接スキップさせることが可能になります。管理の堅牢さと、営業活動のスピードダウンを防ぐ柔軟性を両立できるのが大きな利点です。


スキップ可能な「編集ロック付き」承認フローの設定方法

ここからは、具体的な構築手順を4つのステップで解説します。